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E-Rechnung direkt aus deinen Projektzeiten

Bald reicht ein PDF per E-Mail nicht mehr: Rechnungen an deutsche Unternehmen müssen schrittweise als E-Rechnung raus. Time Momentum erzeugt sie aus denselben Zeiten, aus denen auch deine normale Rechnung entsteht — und prüft sie, bevor du sie stellst.

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Gestellte Rechnung mit Vorschau, E-Rechnungs-Prüfung und erfasster Teilzahlung

E-Rechnung auf einen Blick

ZUGFeRD / Factur-X

Profil EN 16931 als PDF/A-3b mit eingebettetem XML — lesbar für Menschen und Maschinen.

XRechnung 3.0

Als reines XML in der Syntax CII, beim Export auf Wunsch als UBL — etwa für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID.

Geprüft vor dem Stellen

XSD und Schematron nach EN 16931, bei XRechnung zusätzlich die Regeln der KoSIT. Fehlende Angaben werden konkret benannt.

Einmal einrichten, dann bei jeder Rechnung dabei

Absender, Steuernummer, Bankverbindung und Register stehen in den Dokumentvorlagen. Das E-Rechnungsformat legst du je Kunde fest, Käuferreferenz und Bestellnummer je Kunde oder Auftrag.

  • Format je Kunde: keins, ZUGFeRD oder XRechnung — erfüllt
  • Leitweg-ID und Bestellnummer — erfüllt
  • Befreiungsgrund und UN/ECE-Einheiten — erfüllt
Dokumentvorlagen mit Absenderdaten und Live-Vorschau der Rechnung

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) gilt ein Stufenplan. Stand: Oktober 2026 — eine Übersicht, keine Rechtsberatung.

Seit 1. Januar 2025

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch Kleinunternehmer.

Ab 1. Januar 2027

Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen sind andere Formate wie PDF noch bis Ende 2027 erlaubt.

Ab 1. Januar 2028

Die Pflicht zum Ausstellen gilt grundsätzlich für alle Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, meist mit XRechnung und Leitweg-ID. Ob und ab wann die Pflicht für dich gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fragen

Welche Formate erzeugt Time Momentum?

ZUGFeRD bzw. Factur-X im Profil EN 16931 (PDF/A-3b mit eingebettetem XML) und XRechnung 3.0 — als CII, beim Export auf Wunsch auch als UBL.

Wird die E-Rechnung geprüft?

Ja. Beim Stellen prüft Time Momentum das XML gegen XSD und Schematron nach EN 16931, bei XRechnung zusätzlich nach den Regeln der KoSIT. Mängel zeigt die Rechnung mit konkretem Hinweis an.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen Unternehmen sie seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen grundsätzlich ab 2028 (Stand: Oktober 2026). Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberatung.

ZUGFeRD oder XRechnung — was brauche ich?

Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist bequem: ein PDF zum Lesen mit eingebettetem XML. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. Das Format legst du je Kunde fest.

Ist ein PDF per E-Mail keine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach EN 16931, etwa als XML. Ein reines PDF gilt nicht als E-Rechnung — ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML schon.

Versendet Time Momentum die E-Rechnung?

Nein. Du lädst ZUGFeRD-PDF oder XRechnung herunter und versendest sie wie gewohnt, zum Beispiel per E-Mail oder über das Portal deines Auftraggebers.

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